Wellspot tietosuojaseloste

Tässä selosteessa kerrotaan, miten Wellspot-palvelussa (app.wellspot.fi) ja verkkosivulla wellspot.fi käsitellään henkilötietoja. Seloste on laadittu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 13 ja 14 artiklan mukaisesti.

Päivitetty: 12.10.2026 · Versio 1.0

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Wellspot Oy (Y-tunnus 3648328-6), Kerava. Tietosuoja-asiat: tietosuoja@wellspot.fi

Wellspotilla ei ole nimettyä tietosuojavastaavaa. Tietosuoja-asioista vastaa Joona Salo, jonka tavoittaa yllä olevasta osoitteesta.

2. Keitä seloste koskee ja kuka on rekisterinpitäjä

Wellspot on työpaikan hyvinvointipalvelu, jonka työnantajasi on hankkinut henkilöstölleen. Tietojasi käsitellään kahdessa roolissa.

Työnantajasi ei näe hyvinvointitietojasi, ei tiedä, oletko antanut suostumuksen, eikä näe, oletko varannut ajan. Työnantaja näkee vain vähintään viiden henkilön ryhmätasoisia koosteita (kohta 4). Työnantajasi oma tietosuojaseloste kertoo sen omasta käsittelystä.

3. Käsiteltävät tiedot, tarkoitukset ja oikeusperusteet

3.1 Käyttäjätili (työnantaja rekisterinpitäjänä)

Tiedot: nimi, työsähköposti, rooli (työntekijä, esihenkilö, HR), tiimi ja esihenkilö, toimipaikka, kutsun ja kirjautumisen tila.

Mistä: työnantajasi HR lisää sinut palveluun, ja palvelu lähettää kutsun sähköpostiisi.

Tarkoitus: käyttäjätilin luominen ja ylläpito, kirjautuminen, palvelun toimittaminen työnantajan kanssa tehdyn sopimuksen mukaan sekä laskutettavan henkilömäärän laskenta (vain organisaatiotason lukumäärä).

Kuka näkee: työnantajasi HR näkee työntekijälistan (nimi, sähköposti, rooli, tiimi, esihenkilö, kutsun tila). Esihenkilö näkee suorien alaistensa nimet ja kutsun tilan.

Kirjautumistiedot: kirjautumispalvelu tallentaa kirjautumisistunnot, mukaan lukien IP-osoitteen ja selaintiedot, tietoturvan varmistamiseksi.

3.2 Hyvinvointitiedot (Wellspot rekisterinpitäjänä)

Tiedot:

• aloituskyselyn vastaukset ja niistä laskettu lähtötaso
• viikkokyselyn vastaukset ja teemapisteet (stressi, uni, mieliala, elinvoimaisuus, elämäntavat, talousturva, yhteenkuuluvuus, tarkoituksellisuus)
• mikroteot ja kertomasi tuntemus (parempi, sama, huonompi)
• askeleet, taso ja vastausputki
• suostumushistoria: milloin annoit, epäsit tai peruit suostumuksen ja mihin tekstiversioon se perustui (ei IP-osoitetta)

Osa tiedoista voi kertoa terveydestäsi, joten niitä käsitellään GDPR:n 9 artiklan erityisinä henkilötietoina.

Oikeusperuste: nimenomainen suostumuksesi (GDPR 6 art. 1 a ja 9 art. 2 a). Suostumus on vapaaehtoinen. Ilman sitä voit käyttää omahoitosisältöjä ja varata ajan. Suostumushistoriaa säilytämme, jotta voimme osoittaa suostumuksen olleen voimassa (GDPR 7 art. 1 ja 6 art. 1 c).

Tarkoitus:

• näyttää sinulle oman hyvinvointisi kehitys
• tarjota vastaustesi perusteella sopivia mikrotekoja
• lähettää viikkokyselyn avautumis- ja muistutusviestit
• tuottaa työnantajallesi ryhmätasoisia koosteita, joissa on vähintään viisi vastaajaa
• laskea tiimin hälytystaso (kohta 4)

3.3 Ajanvaraukset ja istuntopalaute (Wellspot rekisterinpitäjänä)

Wellspot välittää ajan itsenäiselle lyhytterapeutille.

Tiedot: varauksen ajankohta, terapeutti, tila (vahvistettu, peruttu, toteutunut), mahdollinen peruutuksen syy, videotapaamisen linkki, istunnon jälkeinen palautteesi (arvosana ja teemat) sekä lisäistuntopyynnöt (pyytäjä, vuosi, pyyntöpäivä, tila).

Oikeusperuste: nimenomainen suostumuksesi, jonka annat varauksen yhteydessä erillisellä valinnalla (GDPR 6 art. 1 a ja 9 art. 2 a). Varaussuostumus on erillinen hyvinvointisuostumuksesta.

Kuka näkee:

• Sinä ja varaamasi terapeutti. Terapeutti näkee varauksesta ajankohdan ja asiakaskoodin, ei nimeäsi eikä sähköpostiasi.
• Videotapaamisessa näkyy nimi, jonka kirjoitat itse tapaamisen aulassa.
• Terapeutti näkee palautteista vain koosteen, kun palautteita on vähintään viisi.

Videotapaamiset: Whereby-palvelussa (wellspot.whereby.com). Tapaamisia ei tallenneta. Terapeutti ei kirjaa istunnon sisältöä palveluun.

Sähköpostit: saat varaukseen liittyviä viestejä työsähköpostiisi. Viestien otsikossa ei mainita terapiaa, mutta viestin sisällöstä voi päätellä, että käytät ajanvarausta.

3.4 Pulssikysely (työnantaja rekisterinpitäjänä)

Pulssikysely on työnantajasi työhyvinvointikysely työn kuormitustekijöistä, ja Wellspot toteuttaa sen työnantajasi lukuun. Työnantajasi kertoo oikeusperusteen omassa selosteessaan.

• Vastaaminen on vapaaehtoista.
• Vastauksiin ei tallenneta nimeäsi eikä käyttäjätunnistettasi. Vastaukseen liitetään vain tiimi, toimipaikka ja vastausviikko.
• Tieto siitä, että olet vastannut, säilytetään vain kyselyn ajan kaksoisvastausten estämiseksi.
• Älä kirjoita vapaamuotoisiin vastauksiin terveyttäsi koskevia tietoja tai tietoja, joista sinut tai joku muu voidaan tunnistaa.
• Wellspotin ylläpito ei näe yksittäisiä vastauksia. Sovellus näyttää vastauksista vain vähintään viiden vastaajan koosteita.
• Pulssikysely ei kuulu hyvinvointisuostumuksen piiriin, eikä Wellspot käytä vastauksia omiin tarkoituksiinsa.

3.5 Terapeutit (Wellspot rekisterinpitäjänä)

Tiedot: nimi, sähköposti, puhelin, koulutus, esittely, kuva, työkielet ja osaamisalueet, saatavuus ja aikataulu, palkkio- ja laskutustiedot.

Oikeusperuste: sopimus terapeutin kanssa (GDPR 6 art. 1 b) ja kirjanpitovelvoite (6 art. 1 c).

Kuka näkee: hyväksytyn terapeutin profiili (nimi, esittely, kuva, kielet, osaamisalueet) näkyy palvelun kirjautuneille käyttäjille. Profiilikuva on julkisessa tallennustilassa, ja sen voi avata suoralla osoitteella. Puhelin, koulutus, sähköposti ja palkkiotiedot näkyvät vain terapeutille ja Wellspotille.

3.6 Terapeuttihakijat (Wellspot rekisterinpitäjänä)

Tiedot: nimi, sähköposti, puhelin, koulutus ja nimike, kokemus vuosina, työkielet, osaamisalueet, esittely, palkkiotoive, arvio viikoittaisesta saatavuudesta, kuva, lähetysaika sekä aika, jolloin kuittasit lukeneesi tämän selosteen.

Mistä: sinulta itseltäsi hakulomakkeella sivulla wellspot.fi/terapeuteille.

Tarkoitus: hakemuksen käsittely ja hyväksytyn hakijan terapeuttiprofiilin luominen.

Oikeusperuste: sopimusta edeltävät toimet pyynnöstäsi (GDPR 6 art. 1 b).

Kuva: käsitellään tallennettaessa niin, että sen metatiedot, myös sijaintitieto, poistetaan. Hakemusvaiheessa kuva on suljetussa tallennustilassa, ja vain Wellspotin ylläpito näkee sen. Kuva julkaistaan palvelun käyttäjille vain, jos hakemus hyväksytään.

Väärinkäytön esto: hakulomake käsittelee IP-osoitteesta ja sähköpostista laskettua tunnistetta, josta alkuperäistä tietoa ei voi selvittää ilman Wellspotin salaista avainta. Tunniste poistetaan vuorokauden kuluttua.

3.7 Asiakasyritysten yhteyshenkilöt ja yhteydenottajat (Wellspot rekisterinpitäjänä)

Tiedot: nimi, työsähköposti, puhelin, organisaatio ja tehtävä, yhteydenottojen ja sopimusten sisältö.

Oikeusperuste: sopimuksen valmistelu ja täytäntöönpano (6 art. 1 b) tai Wellspotin oikeutettu etu hoitaa asiakassuhdetta ja vastata yhteydenottoihin (6 art. 1 f).

3.8 Verkkosivun wellspot.fi kävijät

wellspot.fi ei käytä evästeitä, analytiikkaa eikä mainosseurantaa. Palvelinympäristö käsittelee jokaisen pyynnön yhteydessä IP-osoitteen, selaimen tunnisteen ja pyydetyn sivun palvelun toimittamiseksi ja tietoturvan varmistamiseksi (oikeutettu etu, 6 art. 1 f).

4. Mitä työnantajasi näkee

Työnantajasi näkee hyvinvointitiedoista ja varauksista vain ryhmätasoisia koosteita, joissa on vähintään viisi henkilöä. Jos ryhmässä on alle viisi, tietoja ei näytetä.

Tiimihälytys: taso lasketaan, jos tiimin vastausten keskiarvo on selvästi heikentynyt viimeisten kahdeksan viikon aikana edellisiin kahdeksaan viikkoon verrattuna. Taso lasketaan vain, kun tiimissä on vähintään viisi vastaajaa molemmilla jaksoilla, eikä esihenkilön omia vastauksia lasketa hänen tiiminsä tasoon. Esihenkilö näkee oman tiiminsä tason. HR:n näkymä on oletuksena pois päältä, ja työnantaja ottaa sen käyttöön vasta tiedotettuaan henkilöstölle.

Jos olet esihenkilö: tiimisi hälytystaso on myös sinua koskeva tieto, koska se näytetään nimelläsi. Wellspot laskee tason ja luovuttaa sen työnantajallesi osana sovittua palvelua (GDPR 6 art. 1 f).

5. Säilytysajat

Poistot tehdään automaattisesti päivittäisellä ajolla, ellei taulukossa mainita muuta.

Pseudonymisointi: kun tilisi poistetaan tai varaukset vanhenevat, tietoihin liitetty käyttäjätunnisteesi korvataan satunnaisella tunnisteella, jota ei voi yhdistää nimeesi, sähköpostiisi tai käyttäjätiliisi. Vapaamuotoiset tekstit ja tapaamislinkit poistetaan. Rivit säilytetään, jotta organisaation tilastot ja terapeuttien laskutus säilyvät oikeina. Pseudonymisoitu tieto on edelleen henkilötietoa, ja sitä käsitellään samoin suojauksin.

Kun käyttäjätilisi poistetaan, nimesi, sähköpostisi ja kirjautumistunnuksesi poistetaan, tulevat varauksesi perutaan, ja muut tiedot pseudonymisoidaan yllä kuvatulla tavalla. Työnantajan tilastot lasketaan myös pseudonymisoiduista tiedoista, joten ne eivät muutu tilin poiston vuoksi. Tilin poistaminen työsuhteen päättyessä on työnantajasi vastuulla.

6. Vastaanottajat, käsittelijät ja siirrot

Tietoja ei myydä eikä luovuteta markkinointiin. Seuraavat palveluntarjoajat käsittelevät tietoja lukuumme sopimuksen perusteella.

Tiedot tallennetaan ja käsitellään EU:ssa. Osa palveluntarjoajista on yhdysvaltalaisia yhtiöitä, joiden henkilöstö voi poikkeustilanteissa, kuten teknisessä tuessa, päästä tietoihin EU:n ulkopuolelta. Data Privacy Framework perustuu Euroopan komission päätökseen tietosuojan riittävyydestä, ja vakiosopimuslausekkeet ovat komission hyväksymiä sopimusehtoja.

Työnantajasi saa käyttäjätiliä koskevat tiedot ja kohdassa 4 kuvatut koosteet. Terapeutti saa varauksen tiedot kohdan 3.3 mukaisesti.

7. Oikeutesi

Sinulla on oikeus:

• saada pääsy tietoihisi ja siirtää ne: lataa omat tietosi koneluettavassa muodossa sovelluksen asetuksista (Omat tiedot).
• peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa asetuksista. Hyvinvointitietosi poistetaan heti. Varaussuostumuksen voit perua erikseen, jolloin tulevat varauksesi perutaan ja menneistä katkaistaan yhteys sinuun. Peruminen ei vaikuta ennen sitä tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.
• pyytää tietojen oikaisua tai poistoa: sovelluksen tietopyyntölomakkeella. Käyttäjätiliä koskevat pyynnöt käsittelee työnantajasi.
• pyytää käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun.
• tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi.

Hyvinvointitietoja, varauksia, terapeutteja ja terapeuttihakemuksia koskevat pyynnöt käsittelee Wellspot: tietosuoja@wellspot.fi tai sovelluksen tietopyyntölomake. Työnantajasi ei näe näitä pyyntöjä. Vastaamme kuukauden kuluessa.

8. Automaattinen käsittely, tietoturva, evästeet ja muutokset

Automaattinen räätälöinti: palvelu valitsee mikroteot automaattisesti teemapisteidesi perusteella. Tällä ei ole oikeusvaikutuksia eikä muuta merkittävää vaikutusta sinuun, eikä kyse ole GDPR 22 artiklan tarkoittamasta automaattisesta päätöksenteosta. Voit sulkea mikroteot asetuksista.

Tietoturva:

• Yhteydet ovat salattuja (TLS), ja tietokanta on salattu levossa.
• Pääsy tietoihin on rajattu tietokantatasolla roolin mukaan. Työnantajan näkymät saavat hyvinvointi- ja varaustiedoista vain koosteita, joissa on vähintään viisi henkilöä.
• Pulssikyselyn vapaamuotoiset vastaukset on lisäksi salattu sovellustasolla.
• Palvelun tapahtumaloki (esim. kirjautumiset, kutsut, varaukset, poistot ja ylläpitotoimet) sisältää käyttäjätunnisteita, mutta ei nimiä, sähköpostiosoitteita eikä IP-osoitteita. Se säilytetään 12 kuukautta.
• Kirjautumispalvelu (Supabase Auth) pitää omaa tapahtumalokiaan, jossa on IP-osoitteita. Loki säilyy palveluntarjoajalla enintään 7 päivää, eikä sitä tallenneta Wellspotin tietokantaan.
• Palvelinympäristön (Vercel) pyyntölokeissa on IP-osoitteita, ja virhetilanteissa niihin voi tallentua käyttäjä- tai varaustunniste. Lokit säilyvät enintään 1 päivän.
• Sähköpostipalvelu (Resend) säilyttää lähetettyjen viestien vastaanottajat ja sisällön omassa lokissaan. Loki säilyy 30 päivää.
• Hyväksyttyjen terapeuttien profiilikuvat ovat julkisessa tallennustilassa, ja ne voi avata suoralla osoitteella ilman kirjautumista.

Evästeet: wellspot.fi ei käytä evästeitä. Sovellus app.wellspot.fi käyttää vain toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä. Videotapaaminen avautuu Wherebyn sivulle, joka käyttää omia evästeitään.

Muutokset: päivitämme selostetta, kun käsittely muuttuu. Olennaisista muutoksista kerromme sovelluksessa. Jos muutos koskee hyvinvointitietojen tai varausten käsittelyä, pyydämme suostumuksesi uudelleen.